Sviende korreks fra Sivilombudsmannen

KRITIKK: Åmli kommune har fått svar fra Sivilombudsmannen. Nå må de sikre en mer forsvarlig saksbehandling i fremtidige tilsettingssaker.  (Illustrasjonsfoto)

 

Den betente stillingssaken i Åmli har ikke gått etter boka, den stilles i det Sivilombudsmannen kaller ”dårlig lys”. Svaret er at det er begrunnet tvil, at kommunen har handlet i strid med forsvarlig saksbehandling, og kontradiksjonsprinsippet. Det vises til vesentlige mangler, og Åmli kommune må skjerpe rutinene.

Dette handler ikke om vedkommende som har fått stillingen, men måten kommunen har handlet på i tilsettingssaken. Klagen til Sivilombudsmannen har tatt tid. Saken strekker seg tilbake til i fjor, og avisen har omtalt saken flere ganger. Nå har det endelige svaret fra Sivilombudsmannen om stillingsbråket i Åmli kommune, kommet. Tre av søkerne mente altså at de var bedre kvalifisert, enn den som ble tilsatt.

LES TIDLIGERE SAK HER

Ikke forsvarlig
Åmli kommune har blitt bedt om å redegjøre for den skiftelige dokumentasjonen i saken, og Sivilombudsmannens byråkratiske refs i retur, er rimelig sviende.
Det er et grunnleggende lovfestet krav til all offentlig forvaltning at avgjørelser skal være saklig begrunnet, og at saksbehandlingen skal være forsvarlig. Men i denne saken foreligger det ifølge Sivilombudsmannen ingen skiftelige nedtegnelser fra intervjuene, og i kommunens innstilling gis det ingen skriftlig vurdering av søkerne. Ombudsmannen har ikke fått eller funnet noen forklaring på poengsystemet i Åmli kommunes matrise, derfor har det vært vanskelig å få tak på hvilke kriterier kommunen har lagt til grunn for poenggivningen i de tre kategoriene oppstilt, står det å lese. Det samme gjelder grunnlaget for tilsettingsmyndighetens vurderinger av den enkelte kandidat, som angivelig skal ligge bak denne poenggivningen.
-Skriftligheten i denne saken fremstår som svært mangelfull, og i strid med det alminnelige forvaltningsrettslige prinsippet om forsvarlig saksbehandling.
Den manglende skriftligheten har vanskeliggjort ombudsmannens kontroll av om kvalifikasjonsprinsippet er fulgt i saken, står det videre å lese.
Ombudsmannen er imidlertid enig med Åmli kommune i at kvalifikasjonskravene oppstilt i utlysningsteksten er angitt som ønskede kvalifikasjoner, ikke som kvalifikasjonskrav.

Umulig
Åmli kommune har også opplyst at det vanligvis ikke innhentes referanser for søkere som etter intervju ikke blir innstilt til en stilling. Men en slik praksis kan bare forsvares hvis det under intervjuet er kommet frem at søkeren ikke er formelt kvalifisert for stillingen, skriver ombudsmannen.
I denne saken ble det ikke stilt noen formelle kvalifikasjonskrav i utlysningsteksten. Intervjuerne kunne derfor umulig gi kommunen grunn til å vurdere de tre klagerne som ikke formelt kvalifisert for stillingen. At kommunen likevel, ut fra intervjuene, ikke fant det nødvendig å innhente referanser for dem, mener ombudsmannen er en vesentlig mangel ved kommunens utredning av denne saken.

I strid med prinsipp
I denne matrisen, ble det lagt stor vekt på personlige egenskaper. Men dersom personlig egenhet skal kunne tillegges stor eller avgjørende vekt, må man ha et forsvarlig grunnlag for denne vurderingen. Som regel betyr dette at tilsettingsmyndigheten må innhente referanser. Kommunen hevder at søkerne var kjent for kommunen, men dette er ikke klagerne enige i. Ombudsmannen ba uttrykkelig om en redegjørelse for hvilke situasjoner og erfaringer kommunens kjennskap til de tre klagerne stammet fra. Men ombudsmannen har ikke fått en forklaring fra Åmli kommune på dette.
Og siden de ikke har svart, svarer ombudsmannen at det vanskelig kan kontrolleres om saken var tilstrekkelig opplyst, eller om vurderingen av de tre klagernes personlige egenhet var basert på saklig grunnlag.
Sivilombudsmannen skriver; Kommunen burde innhentet referanser fra øvrige søkere, som tilsettingsmyndigheten ikke hadde kjennskap til fra før. De tre klagerne burde altså, under intervjuet – vært gitt mulighet til å imøtegå kommunens oppfatning, basert på denne hevdede kjennskapen til dem om at de ikke hadde de nødvendige egenskapene for stillingen.
-At de tre klagerne ikke fikk denne muligheten, anser ombudsmannen å være i strid med kontradiksjonsprinsippet, står det. Dette er enkelt fortalt betegnelsen på uskyldighetsregelen, at det rettferdige og etiske, er å ”høre den andre siden”.

Begrunnet tvil
Det fremgår ikke i denne matrisen til kommunen om de har vektlagt at klagerne hadde de ønskede sertifikatene for stillingen. I tilsettingsvedtaket er det likevel stilt krav om at den som ble tilsatt, måtte ta sertifikat for lastebil og maskinførerbevis, så fort det lot seg gjøre. Det fremstår altså som nødvendig å inneha disse sertifikatene for å fylle stillingen. Dette setter ifølge ombudsmannen, tilsettingsprosessen i dårlig lys. For ikke noe sted i saksdokumentene fremgår det at klagernes lastebilsertifikater og maskinførerbevis ble tillagt vekt i kvalifikasjonsvurderingene som førte til vedtaket for hvem som fikk jobben.
Ombudsmannen er også i tvil om kommunens vurdering av klagernes personlige egenhet var saklig fundert, fordi kommunen har rett og slett ikke svart på spørsmålene angående kjennskapet til klagerne.
Konklusjonen er som følger;
Ombudsmannen kan ikke ta stilling til om klagerne ble forbigått ved tilsettingen. Hvorfor?
Jo, på grunn av kommunens manglende skriftlighet og svikt i opplysning om saken.
Ombudsmannen skriver likevel; Undersøkelsen etterlater begrunnet tvil om søkernes personlige egenhet var godt nok opplyst før tilsettingsvedtaket ble truffet.
Og til tross for at ombudsmannens syn og påpekinger altså ikke får konsekvenser for tilsettingen som er gjennomført, forutsettes det i svarbrevet at Åmli kommune i fremtidige tilsettingsprosesser sørger for en mer forsvarlig saksbehandling. De må også ta hensyn til de feil i kommunens behandling som Sivilombudsmannen nå har påpekt. De må rett og slett følge kravene til skriftlighet og forvaltningens utredningsplikt.
Sagt på norsk; skjerpe seg.

Full kommers i betent ansettelsessak

Klagerne hevder kommunen lyver i sitt svar til Sivilombudsmannen.

”Vi mener vi er usaklig forbigått av dårligare kvalifisert søkar til denne stillinga”. Slik lød klagen da tre av søkerne gikk sammen om klagen til Sivilombudsmannen som påla Åmli kommune å sende inn alle dokumentene i saken. Men det skulle ta tid, for da kommunen svarte, var absolutt ikke de tre klagerne enig i det som sto der, og dermed sendte de nytt brev til Sivilombudsmannen som svar på tiltale.

Inn på teppet
Det har vært mye støy i saken vedrørende klage til Sivilombudsmannen over forbigåelse ved tilsetting. Saken strekker seg tilbake til oktober i fjor, og avisen har omtalt saken flere ganger. Da saken først havnet i Kontrollutvalget konkluderte de med å avvente Sivilombudsmannens behandling av saken og de har også bedt om å få konklusjonen når den foreligger. Samtidig ønsker Kontrollutvalget en redegjørelse for saken fra rådmannen. Men sekretariatet har innhentet ytterligere dokumentasjon fra administrasjonen vedrørende korrespondanse mellom Sivilombudsmannen og kommunen. For det er ikke fattet en avgjørelse her ennå, men Kontrollutvalget har fått den siste korrespondansen som orientering. Konstituert rådmann Terje Beruldsen og leder for Samfunn Kristin Mood var invitert inn til å orienterte om den siste utviklingen i saken, ikke minst svare på spørsmål fra Kontrollutvalget.

På tvers
Det hele handler altså om en påstått forbigåelse ved tilsetting. Kontrollutvalget har ikke mandat og skal ikke ha en mening om hvem rådmannen ansetter i konkrete stillinger i kommunen. Men kontrollutvalget skal ha fokus på om kommunen har fungerende rutiner for tilsetting av ansatte i kommunen, og om disse følges. Sekretariatet anbefaler at Kontrollutvalget tar utgangspunkt i et systemperspektiv under behandlingen av saken.
I saksdokumentene vises det til at vedleggene er unntatt offentlighet, men ifølge det redaksjonen kjenner til er det svært mange uoverenstemmelser mellom kommunen og klagere. Og klagerne hevder enhetsleder kommer med blank løgn i sitt svar til Sivilombudsmannen.

Ikke referanser
I svaret fra kommunen skrives det blant annet; «Det ble ikke vurdert nødvendig å innhente referanser. Søkerne som ble innkalt til intervju var kjente»
Dette får sterk motstand i klagesvaret fra søkerne;
”Enhetsleder har ikkje og kan ikkje ha rett når ho hevder vi var kjente for dei. Ein av oss er nettopp flytta til kommunen og har aldri sett enhetsleder før, heller ikkje oss to andre kjenner enhetsleder. Ho kan derfor ikkje ha kunnskap til nokon av oss utover rykte på huset.”
Nå har også Sivilombudsmannen bedt om at Åmli kommune skal redegjøre for den kjennskapen tilsettingsmyndigheten hadde til hver og en av de tre fra før, herunder hvilke situasjoner og erfaringer kjennskapen skriver seg fra. Og ikke minst, spør de om de tre har fått anledning til å kommentere eller imøtegå disse tidligere erfaringer som har blitt lagt vekt på ved vurderingen av deres personlig egenhet for stillingen. Kommunen blir også bedt om å svare på om det er vanlig praksis å innhente referanser etter gjennomført intervju, og om de delene av forslag til tilsettingsreglementet som er vedlagt merkandsbrevet er vedtatt av kommunen, og eventuelt på hvilket tidspunkt. Sivilombudsmannen ber om svar fra Åmli senest 15.juni. Men en behandlingstid tar ofte mellom 2-3 uker.

Retningslinjer
Det hører med til historien at under administrasjonsutvalget og formannskapet 12. juni kom tilsettingsreglement for Åmli kommune opp som sak. ”De gjeldende Personalpolitiske retningslinjene inneholder en del tilsettingsrutiner. Retningslinjene har hatt behov for ajourhold og revidering. De personalpolitiske retningslinjene har vært et for omfattende reglement som det har vært behov for å forenkle samt at det har også vært behov for å konkretisere tilsettingsrutinene. Det er bakgrunnen for at det nå er utarbeidet eget Tilsettingsreglement i Åmli kommune.” Forlaget ble vedtatt med følgende endring; Tilsettingsutvalget består av Enhetsleder eller stedfortreder der stillingen hører hjemme eller annen arbeidsgiverrepresentant som enhetsleder utpeker.
Tilsettingsreglementet det her er snakk om, er behandlet i informasjons- og drøftingsmøte med arbeidstakerorganisasjonen i februar i år og sendt på høring med høringsfrist i april. Nå kommer samme sak til endelig behandling og vedtak i kommende kommunestyret, i dag 22.juni. Det betyr at dette forslaget til tilsettingsreglement, ikke var vedtatt da intervjuene fant sted, eller svaret fra kommunen ble sendt Sivilombudsmannen. Dermed er det de tidligere personalpolitiske retningslinjer og kommunalt regelverk for tilsetting som skulle følges ved intervjuene og ansettelsen det her er snakk om.

Da ansettelsessaken skulle opp i Kontrollutvalget, var vi tilstede, men da valgte flertallet å lukke døra.
Klokken er litt før ni onsdag forrige uke. Leder av Kontrollutvalget, Tobias Tangen bemerker at det er manglende dokumenter i «haugen» som er unntatt offentlighet til sin sekretær. Presis klokken 09.00 ankommer konstituert rådmann, Terje Beruldsen og enhetsleder Kristin Mood. Tangen har allerede opplyst om at de to sakene på agendaen har byttet plass, og derfor skal annsettelses-saken som ligger til behandling hos Sivilombudsmannen opp først.
Kontrollutvalget har ikke mandat og skal ikke ha en mening om hvem rådmannen ansetter i konkrete stillinger i kommunen. Men det de skal ha en mening om er om kommunen har fungerende rutiner for tilsetting av ansatte i kommunen og om disse følges. Men før de skulle behandle saken, ble det et habilitetsspørsmål.

 
Inhabil?
-Jeg ble inhabil i forrige møte, men mener selv jeg ikke er det. Sønnen min søkte på stillingen, det er greit nok, men han var ikke inne til intervju og derfor synes jeg ikke jeg er inhabil, sa Ola Martin Retterholt.
Olav Risland som stilte som vara i Kontrollutvalget samme dag, ble automatisk inhabil da han har slektninger som er involvert i saken.
-Det lureste er å fortsette den linja med å være inhabil, det kan kanskje reises tvil, kommenterte Angrim Flaten i forhold til Retterholt. Han ville holde på det man tidligere hadde vedtatt.

 
Diskusjon
Tangen mente Retterholt ikke var inhabil, og ble støttet av Turid Haugstøyl Men det ble frem og tilbake og diskusjon rundt saken.
-Er man inhabil, så er man det. Vi kan ikke spekulere i dette, mente Flaten.
Men enden på visa var at Retterholt tilslutt ble erklært habil mot 1 stemme.

Åpenhetsprinsipp
Så var neste spørsmål, skulle møtet være åpent
eller lukket?
– Jeg vil så langt som mulig bestrebe meg på å holde møtet åpent, innledet leder Tobias Tangen.
– Vi har fått dokumenter som er unntatt offentlighet. Da mener jeg møtet må lukkes, her snakker vi om personer og personkonflikter, sa Angrim Flaten.
-Det er ingenting i veien for å behandle saken likevel, repliserte Tangen. Audun Sandhaug var enig i åpenhetsprinsippet, men hadde vanskelig for å skille mellom hva som var unntatt og hva som ikke var det.
– Jeg kan fort si noe galt, og jeg har ikke en angreknapp, kommenterte han.
-Du kan si mye fra den bunka der, så fremt du ikke snakker om personer, minnet Tangen om. Han ville ha møtet åpent.

Stemt ut
Men til slutt skulle det stemmes, og det ble tre mot to, ( Retterholt og Tangen stemte for åpent møte) og dermed ble vi sendt ut på gangen. Vi vet derfor ikke hva som skjedde der inne, eller hva enhetsleder Mood ble spurt om.
I protokollen står det; Kontrollutvalget diskuterte hvilke dokumenter som man ønsket oversendt og videre behandling av saken. Kontrollutvalget ønsker å holde seg orientert om fremgangen i saken. Og under vedtak; Kontrollutvalget tar saken til orientering og avventer Sivilombudsmannens vurdering i saken.

I neste møte skal følgende saker adresseres; IKT sikkerhet, Hva er et møte i Kommunelovens forstand? Virksomhetsbesøk- Oppvekst og kommunens rutiner og retningslinjer for varsling. Ola Martin Retterholt spurte også; Hvordan behandler man egentlig de som varsler i ettertid?