Saken ingen vil snakke om

Etter det avisen kjenner til skal det foreligge et forslag om sluttpakke for rådmannen, men ingen vil uttale seg om saken. Rådmannen har nå søkt jobb i Froland. I ett år er dokumenter omhandlende arbeidsmiljøet i kommunen holdt unna arkivering og journalføring. 

Sent i kveld, etter at avisen hadde kommet ut – fikk Åmliavisa etterspurt innsyn i søkerlisten på rådmannsjobben i Froland kommune. Christina Ødegård som er rådmann i Åmli, er en av søkerne.

KOMMENTAR: Oktober 2016 publiserer Åmliavisa saken; Brygger opp til trøbbel i kommunens arbeidsmiljø”. Hovedvernombud har meldt inn sak om problemer med det psykososiale arbeidsmiljøet på rådhuset. Det er så ille at det er satt ned ei gruppe som skal ta tak i problematikken. I november går et enstemmig AMU inn for å bruke 100 000 kroner for å få hjelp av en ekstern psykolog som skal snakke med ansatte på rådhuset for å få greie på hva som «lugger» i arbeidsmiljøet.
Rapporten som kartla arbeidsmiljøet kommer i januar 2017 og det skal jobbes med problemene internt, tas tak. Men så blir det taust. Nesten halvannet år etter, mars 2018. «Floken» internt er etter det avisen kjenner til, overhode ikke løst.

Les tidligere sak; Ordfører holder tilbake dokumenter

Skjermet innhold
Fortsatt er ingen møter i saken om det psykososiale arbeidsmiljøet i Åmli kommune arkivert eller journalført.
Det eneste som er levert, er en liste med 48 punkter omhandlende eposter, telefoner og møter gjort i forbindelse med saken. En slags logg på hva som har skjedd i saken. Denne ble levert inn til journalføring i januar i år og er datert tilbake i tid med første møte mars 2017. Resterende dokumentasjon tilhørende de 48 punktene på listen, forteller ordføreren selv at han oppbevarer på kontoret sitt, slik at ikke parter i saken på huset skal få innblikk i innholdet.
Tidligere har ordfører Reidar Saga uttalt til Åmliavisa at han tok kontakt med advokat for å forhøre seg om det var greit å vente med arkiv-og journalføring av disse dokumentene. Både ordfører og advokat Frode Lauareid i KS uttalte seg i saken i januar i Åmliavisa.
Formålet for møtet med advokat Lauareid i Oslo i september i fjor, skal i følge ordfører ha vært å snakke om det juridiske i forbindelse med å holde tilbake disse dokumentene fra arkiv-og journalføring.

Sluttpakker
I fjor publiserte Kommunal rapport en artikkel; ”Rådmennene som gikk med sluttpakke i 2016 fikk i snitt etterlønn i 18 måneder og advokatutgifter dekket.” En rekke rådmenn signerte på forbud mot å omtale kommunen negativt.
Avtalene er i følge Kommunal Rapport vidt forskjellige, men har noen fellestrekk: Relativt lang periode med etterlønn. Krav om taushet. Frihet til å ta ny jobb uten å miste fallskjermen. Til sammen fant Kommunal Rapport frem til 15 sluttavtaler som ble inngått og som hadde et eller annet økonomisk element. I praksis er standarden nå at en kastet rådmann kan ta ny jobb, uten at etterlønnen blir påvirket av det. Seks avgåtte rådmenn skal ifølge Kommunal Rapport ha signert på at både de selv og kommunen har forbud mot å omtale den andre parten negativt. Slik dette er formulert i sluttavtalene, kan det leses som om det gjelder for alle typer forhold, skriver de på nett.
Hva var egentlig temaet for møtet i Oslo, var det slik som ordfører Reidar Saga hevdet til avisen, at de søkte råd i forhold til lovligheten ved å avvente arkiv -og journalføring, eller var det for å diskutere en hemmelig sluttpakke for rådmannen?
8.februar spør vi ordfører Reidar Saga følgende spørsmål; Ble sluttpakke for rådmannen snakket om i møtet med advokat Frode Lauareid ved KS Advokatene?
-Jeg har ingen kommentarer til pressen angående innhold i våre møter i en personalsak, svarer Saga.
-Du har i tidligere intervju forklart at formålet med dette møtet var å rådføre deg med advokat i KS om det var «greit» å holde tilbake dokumenter fra arkivering og journalføring i forbindelse med arbeidsmiljøet fordi du var bekymret for at de andre i kommunen involvert i saken, skulle få kjennskap til dette i en pågående prosess. Hvis det nå kommer frem at formålet egentlig var å utarbeide eller snakke om en sluttpakke for rådmannen, så vil dette bli kjent etter hvert. Siden du tidligere har uttalt deg om dette spesifikke møtet, vil jeg spørre deg: holder du fortsatt fast på den opprinnelige årsaken?
Ordfører har fortsatt ingen kommentar til avisens spørsmål.

Faktura
12.februar sender vi en forespørsel til rådmann Christina Ødegård, er hun er blitt tilbudt en sluttpakke i Åmli? E-posten er ennå ikke besvart.
12. februar spør vi også advokat Frode Lauareid om sluttpakke for rådmannen ble omtalt i møtet mellom han og forhandlingsutvalget i Åmli under møtet i Oslo, og om dette også har vært tema før eller senere.
-Hva som blir snakket om eller ikke i slike møter, vil det av omsyn til forsvarlig personalforvaltning være helt feil å gå ut i pressa med, jeg har derfor ingen kommentar til deg, svarer advokaten.
Vi spør om det er, eller blir sendt faktura til Åmli kommune for Lauareid sine tjenester knyttet til dette møtet og gjør oppmerksom på at økonomiavdelingen i Åmli opplyser oss om at de ikke har mottatt noen fakturaer fra han eller KS knyttet til saken, eller til datoen, altså september i fjor.
En purring og 8 dager etter vi stilte spørsmålet, får vi svar fra Lauareid.
-Kommunen er fakturert med 3000 kroner, skriver advokaten.
Vi tar kontakt med økonomisjef Vidar Kyrdalen i Åmli og ber om innsyn i faktura, han sender omgående dokumentet.
«Faktura for arbeid utført av advokat Frode Lauareid gjeldende situasjonen med langtidsfraværet fra rådmannen» er spesifikasjonen, den er datert 13.12.2017 for et møte som fant sted i september samme år. Men økonomiavdelingen forteller at faktura ble levert samme dag 20. februar 2018, fra ordføreren personlig.
Er det vanlig at økonomiavdelingen får fakturaer direkte av ordfører?
-Fakturaer sendes normalt vår faktura adresse, svarer Kyrdalen. Vi spør advokaten hvorfor han sendte faktura direkte til ordfører og når. Men denne eposten har avisen ennå ikke fått svar på.

– Bryter lov
Men hva skjer med alle dokumentene inne på kontoret til ordføreren?
Vi tar kontakt med arkiv og systemansvarlig i Åmli kommune, Arhild Smeland. Hun har tidligere uttalt at hun mener Åmli kommune bryter loven, fordi kommunen er underlagt journalføringsplikt og arkivplikt og at journalføring skal skje fortløpende. Det utsagnet holder hun fast ved.
Er noen av dokumentene tilhørende punktene på listen nå levert til arkiv-eller journalføring?
-Nei, ingenting er levert inn ennå, svarer Smeland.
Vi spør ordføreren hvorfor ingen av dokumentene er levert. Vi spør også om det er avholdt møter etter 04.10.2017 som er siste punk på listen. Arkiv- og systemansvarlig i Åmli presiserer også at Åmli kommune har et saks og arkivsystem som sikrer at kun de med tjenestlig behov hadde fått lese dokumentene. I dette tilfellet ville det vært ytterst få. Hvorfor har ordfører da valgt å unndra dokumentene over så lang tid?
– Dette er en intern sak i Åmli kommune som vi håndterer internt, svarer ordføreren som henviser videre til tidligere svar fra advokat Lauareid.
«Når det gjeld organinterne dokument, skal disse journalføres så langt organet finner det formålstjenlig. Referat gjeldende arbeidsmiljø vil i de fleste tilfeller være organinterne. Det kan også være saker der man av omsyn til andre tungtveiende interesser må utsette journalføringa. Det kan være aktuelt for å ivareta taushetsplikten.»

Sterk kritikk
Til tross for at arkiv og systemansvarlig i Åmli kommune mener dette er brudd på lov – skjer det ingenting. Åmli kommune fikk nylig sterk kritikk i ansettelsessaken fra Sivilombudsmannen der mangel på skriftlig dokumentasjon var ett av punktene.  I denne saken blir det full politisk oppvask i kommunen. Men i denne saken der dokumenter bevisst er unnlatt arkivert og journalført, og etter opplysningene oppbevares på ordførers kontor – skjer det tilsynelatende ingenting.

Må sikre oppbevaring
Vi tar derfor kontakt med fagdirektør Kjetil Reithaug i seksjon Dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket, som blant annet er tilsynsmyndigheten til alle offentlige etater.
Kan man i saker omhandlende arbeidsmiljø hevde det er formålstjenlig og tungtveiende interesser, og dermed unnlate å arkivere og journalføre alle dokumenter i saken gjennom 1 år?
– Jeg kan ikke på det grunnlaget du gir meg vurdere om enkeltdokumenter skulle ha vært journalført eller ikke. Jeg kan likevel si følgende. Det er riktig at det finnes dokumenttyper som offentlig forvaltning kan være pålagt å arkivere, men som ikke alltid trenger å journalføres. Organ-interne dokumenter er et eksempel på dette. Disse skal journalføres ”så langt organet finn det tenleg,” som det heter i Arkivforskriften. Dersom man ikke ønsker å journalføre interne, arkivverdige dokumenter, må det dokumenteres i kommunens arkivplan hva slags dokumenter dette dreier seg om. Det må også da anføres hvordan dokumentene arkiveres, altså sikres som kilder for samtid og ettertid. Dette innebærer å beskrive løsninger som blant annet gir sikker oppbevaring i forhold til brann etc, men som sikrer materialet mot ulovlig tilgang slik at det ikke blir kompromittert – altså endret eller skadet, spredd og så videre. En slik løsning vil da innebære at dokumentene arkiveres på en bestemt måte og at dette dokumenteres i arkivplanen. Det er ikke tilstrekkelig å for eksempel lagre interne dokumenter i en sak slik at noen ligger i e-postsystemet, noen på saksbehandlers private område på datamaskinen og noen på papir, eller nedlåst i en skuff, sier Reithaug.

Ordførers kontor
Vi spør Arnhild Smeland om det er laget spesielle ordninger for ivaretagelsen av dokumenter i denne sakens tilfelle?
-Nei, det er ikke laget spesielle ordninger for ivaretakelsen av dokumentene på ordførers kontor. Ordfører skal følge arkivplanen som alle andre ansatte i kommunen, og er ansvarlig for å vurdere om det han selv arbeider med er arkivverdig eller ikke. Alt som er arkivverdig skal arkiveres fortløpende i sak-/arkivsystemet. Han får selvsagt hjelp til slik vurdering dersom han ber om det, svarer Smeland som tidligere har tatt problematikken om magel på arkivering og journalføring opp med ordfører.
Så hvordan best sikre at dokumenter ikke kan endres?

Ikke lov å utsette
– Dersom en kommune har et elektronisk arkiv og man ønsker å gjøre dette praktisk, effektivt, trygt og samtidig gjøre det enkelt å holde seg innenfor loven, ville det enkleste og mest naturlige være å arkivere interne dokumenter i sak/arkivsystemet. For at dokumenter skal bli arkivert i arkivsystemet, må dokumentet registreres i systemet. Det er fullt mulig å registrere interne dokumenter i arkivsystemet og påføre strenge begrensninger på tilgang – helt til i detalj å gi tilgang kun til spesielt angitte enkeltpersoner. Dersom man har til hensikt å bruke sak/arkivsystemet til arkivering og journalføring av disse interne dokumentene, er det ikke lov å praktisere «utsatt journalføring» for å på den måten forsøke å ivareta taushetsplikt, uttaler fagdirektør i Arkivverket.
-Eventuell journalføring skal skje fortløpende. Det skal heller ikke være nødvendig å utsette journalføringen av den grunn, all den tid systemet altså skal være satt opp slik at det skal kunne ivareta hensynet til taushetsplikt. Dersom kommunen følger kravene til anskaffelse, oppsett og drift av arkivsystem, er det faktisk mye sikrere å arkivere og registrere dokumenter i arkivsystemet enn å oppbevare dem på saksbehandlers kontor. Dette vil sikre begrenset tilgang, det vil sikre autentisiteten, bevisverdien og den generelle tilliten til at dokumentasjonen er korrekt og etterrettelig, avslutter fagdirektør Reithaug.
Et betimelig spørsmål er om man sikrer dokumentenes autensitet på ordførers kontor?
12.mars er det duket for formannskap, på innkallingen står det under orienteringer; «Psykososialt arbeidsmiljø ved ordfører. Noe av møtet vil bli unntatt offentlighet.»

Vi følger saken.

 

ARKIVVERKET: Arkivverket skal gjennom tilsyn sørge for forsvarlig arkivhold og dokumentasjons-forvaltning i offentlig sektor. Arkivverket fører tilsyn for å øke offentlig sektors arkivbevissthet og kompetanse, og for å kartlegge arkivtilstanden med sikte på å iverksette tiltak for forbedret dokumentasjonsforvaltning.

Ordfører holder tilbake dokumenter

ARKIVERING: Ordføreren i Åmli, Reidar Saga forteller at han har holdt tilbake referater fra journalføring fordi han anså det som svært uheldig at partene i saken kunne lese referatene under en pågående sak om det psykososiale arbeidsmiljøet i kommunen. På direkte spørsmål forteller arkiv og systemansvarlig i kommunen, Arnhild Smeland at hun har forståelse for ordførerens vurdering. Men når vi spør om hun mener det rent faglig er brudd på offentlighetsloven, svarer hun ja. Forhandlingsutvalget selv mener ikke de har brutt loven.

 

Forhandlingsutvalget med ordfører Reidar Saga i spissen, unnlot å journalføre alle møter i saken om det psykososiale arbeidsmiljøet i Åmli kommune. Det skulle gå nesten 11 måneder før et eneste dokument ble levert inn.

Fra mars 2017 til januar 2018 ble ikke et eneste dokument i saken levert til arkivering. Fortsatt er ingen referater innlevert ifølge arkiv og systemansvarlig i kommunen. Hun mener det er brudd på offentlighetsloven. Men har forståelse for at det er en kinkig sak.

Uheldig
Gjennom lang tid har vi fulgt med på postlistene, for hvorfor kommer det aldri noen anføringer på møter som er holdt for å sikre arbeidsmiljøet på rådhuset? Vi får audiens på ordførerens kontor og spør.
Hvorfor spør du om dette nå?
Fordi jeg lurer på hva som er gjort i saken, og hvorfor det ikke er noe som indikerer møter i postlistene.
-Vi avgjorde å holde dokumentene unna journalføring fordi impliserte i saken og alle på rådhuset dermed kunne lese referatene. Det mente jeg var uheldig, og jeg beholdt derfor referatene her inne hos meg, sier ordføreren.
Så du har unnlatt å journalføre alt?
Vi var i kontakt med KS sin advokat der vi spurte ham til råds, vi fikk beskjed om at vi måtte journalføre, men at det ikke trengte å skje nå, sier ordføreren.
Har du på noen måte skjult andre dokumenter, eller bevisst ventet med å arkivere fordi du ikke vil at folk skal ha innsyn?
Nei, overhodet ikke. Du må forstå at dette var en veldig uheldig situasjon, her kunne altså involverte i saken lese referatene mens saken pågikk. Jeg kunne ikke la det skje. Jeg har nå levert en liste til journalføring.
-Når gjorde du dette?
-I går, sier han.
Vi skriver januar 2018.

-Jeg får utlevert et dokument som henviser til 48 ulike datoer. Et av punktene er sladdet. Resten er oppgitt med hva slags møte det er tale om, og med hvem. Ifølge ordføreren er samtlige referater fortsatt holdt tilbake.
Men tror du det blir mer behagelig å arkivere dem for partene når saken er avsluttet?
Ja, det tror jeg faktisk.
Jeg vil også si at arkiv og systemansvarlig har mast veldig på meg for å få dokumentene arkivert, legger ordføreren til.
Føler du at du har fulgt opp prosessen med arbeidsmiljøet i kommunen på en god måte?
-Ja, jeg føler jeg har gjort det jeg skal gjøre, sier ordføreren.
Vi ringer til Hans Fredrik Tangen og spør om det medfører riktighet at de tre har bestemt å unndra dokumenter fra journalføring inntil videre.
-Vi har ikke aktivt tatt stilling til det, men jeg har kjent til at journalføring har vært et spørsmål. Jeg forutsetter at kommunen følger både lover og regler, både angående journalføring og alt annet kommunen driver med. Jeg er ikke kjent med at forhandlingsutvalget eller ordfører egenhendig har brutt regler om journalføring i denne saken, sier Tangen.
Vi ringer også Margit Smeland som er en del av utvalget for å få en kommentar, men vi får ikke tak i henne når vi ringer.

Vi spør advokaten
Vi tar kontakt med advokaten det refereres til på listen og skriver; Jeg har vært i kontakt med ordfører Reidar Saga, fordi jeg har etterlyst dokumenter som skulle vært journalført, men som aldri har dukket opp i postlistene. Listen, som ordføreren selv ga meg i går, og som han la til arkivering onsdag, refererer til ditt navn på posten 30.08.17 ”sender epost til advokat Frode Lauareid, og avtaler møte i Oslo 15.09.17 og; 15.09.17 Møte med KS advokatene i Oslo. Forhandlingsutvalget og advokat Frode Lauareid.
I mitt intervju med ordfører i går, sier han; – Vi hadde en samtale med advokaten i KS, der vi forklarte problemet med journalføring. ( han forklarer selv i intervjuet at forhandlingsutvalget Reidar selv, Margit Smeland og Hans Fredrik Tangen var enige om å ikke levere inn referater angående det psykososialt arbeidsmiljø i Åmli kommune til arkivering fordi impliserte i saken kunne lese referatene. Reidar Saga sier at han spurte advokat i KS (deg) og at du hadde svart ; «det må journalføres, men det må ikke gjøres med en gang» Første post på listen er datert 1.mars i fjor, Saga tok ikke kontakt med deg før 25.august, og det skulle ennå ta ytterligere 5 måneder før han for to dager siden leverte omtalte liste til arkivering. Han forteller også at referater fortsatt er holdt tilbake, av samme grunn som tidligere. På listen er det 48 poster. Først av alt; bekrefter du å ha sagt dette til ordføreren i gjeldende sak?
Hvis nei, fortell meg hva du rådet ham til i denne saken.
-Utgangspunktet for journalføring i kommunal sektor følgjer av arkivforskrifta. Kort sagt er det slik at kommunen skal jounalføra inngåande og utgåande dokument dersom dokumenta er gjenstand for sakshandsaming og dokumentet har arkivverdi. Når det gjeld organinterne dokument, skal desse journalførast så langt organet finn det tenleg. Referat gjeldande arbeidsmiljø vil i dei fleste tilfella vera organinterne.
Dokument som kommunen ikkje har fått inn kan av opplagde grunnar ikkje journalførast. På det tidspunkt eg hadde møte med ordførar var det ikkje avklart om det skulle bli noko sakshandsaming. Tema for møtet var å drøfta nettopp det, om det var hensiktsmessig eller ikkje å iverksetja sakshandsaming. Så kan det også vera saker der ein av omsyn til andre tungtvegande interesser må utsetja journalføringa. Det kan vera særleg aktuelt for å ivareta teieplikta, skriver advokaten i sitt svar.

”- Ja, jeg mener dette er et brudd på offentlighetsloven”

– Svarer ikke for KS
Jeg vil gjerne ha en uttalelse fra KS på deres mening om når kommuner bør journalføre sine dokumenter generelt?
– Eg kan ikkje svara på vegner av KS. Eg er tilsett i advokatavdelinga i KS. Advokatane i KS svarer ikkje for KS, men svarar overfor dei einskilde medlemmene som tar kontakt for å få bistand frå advokat. Dei synspunkta eg i slik samanheng gjev uttrykk for, hefter ikkje KS for. For mitt arbeid gjeld advokatforskrifta.
-Mener du det er lov å bevisst unndra dokumenter fra journalføring i nesten 11 måneder, på bakgrunn av at impliserte i saken har tilgang til å lese dokumentene «på» huset?
-Det kjem an på korleis desse dokumenta står seg i høve reglane om journalføring. Eg kjenner ikkje innhaldet i dokumenta og kan difor ikkje svara konkret på det. Dersom dette var organinterne dokument, så vil det vera greitt. Sivilombodsmannen har sagt at det er opp til forvaltningsorganet sjølv å avgjera om slike dokument skal journalførast. Om det er dokument som har komme inn til organet, så er det spørsmål om dokumentet inngår i ei sakshandsaming eller ikkje.
Har dere hatt andre henvendelser fra kommuner med samme problemstilling?
-Det har eg ikkje oversikt over.
For ordens skyld, stiller jeg ikke spørsmål om innsyn i dokumenter, det jeg stiller spørsmål om er hvordan KS stiller seg til at kommuner ikke journalfører på nesten 1 år, og om dere mener dette som oppgis gir legitim grunn?
-Som tidlegare sagt, så ligg det ikkje til meg å svara på vegne av KS, svarer advokaten.

Forstår ordfører
Samtidig som vi stiller spørsmål skriftelig til advokaten, sender vi også en epost med spørsmål til arkiv og systemansvarlig i Åmli kommune, Arnhild Smeland.
-”Jeg har hatt et intervju med ordfører i går, med formål å finne ut av hva som er gjort i saken med arbeidsmiljøet på rådhuset som skulle følges opp. Jeg har ikke kunnet finne noe i postlistene som indikerer at møter er journalført over en lengre periode nå. I går fikk jeg også en liste med møter som ordføreren forteller er journalført. Denne listen strekker seg tilbake til 01.03.17, og frem i tid – 15.01.2018. Ordfører forteller at dette først ble journalført i går, (bekreftet i resepsjonen) men at han fremdeles har unnlatt å levere inn referater til journalføring.
Før Smeland tar stilling til spørsmålene listet opp videre i eposten vi ber henne besvare, skriver hun dette;
– Jeg vil gjerne nevne at jeg, som ansatt i rådmannens stab, er ”innblandet” i arbeidsmiljøsaken, og derfor er dette litt vanskelig. Jeg kan også forstå ordførerens motiv for å ikke journalføre/arkivere disse dokumentene.”

Krav i lov
Rent faglig vil jeg gi følgende svar på spørsmålene du stiller:
-Du er arkivansvarlig i Åmli. Har du hatt kjennskap til dette? ( ordfører sier her at du har mast på dokumenter, stemmer dette? ) Jeg vil gjerne ha svar på hva du mener om at dokumenter er holdt tilbake over så lang tid.
– Ja, jeg har kjennskap til dette. Jeg sendte 02.10.2017 en epost til ordfører, varaordfører og Hans Fredrik Tangen (som utgjør forhandlingsutvalget som formannskapet har utpekt til å følge opp denne saken), der jeg påpekte at jeg er kjent med at det har vært møter om denne saken helt siden april 2017, uten at jeg kan finne dokumentasjon på dette i arkivet. Jeg understreket kravene i offentleglov og arkivlov, og ba han om å sørge for at dokumentasjonen ble journalført/arkivert.
Han svarte meg da (muntlig) at dette bevisst ikke er blitt journalført/arkivert. Jeg gjentok da at jeg ser på det som brudd på offentleglova å ikke journalføre disse dokumentene fortløpende, og ba han om å vurdere dette på nytt. I skrivende stund er ingenting journalført, bortsett fra den listen du nevner som kom inn i arkivet forrige uke, svarer Smeland.

-Brudd på loven
Mener du, på bakgrunn av din stilling at offentlighetsloven er brutt, forklar hvorfor/hvorfor ikke du mener det du svarer.
-Ja, jeg mener dette er brudd på offentleglova. En kommune er underlagt journalføringsplikt og arkivplikt (offentleglova § 10). Journalføring skal skje fortløpende. Det skal fremgå hva dokumentet handler om og hvem det er sendt til/mottatt fra m.m. Så kan vi selvsagt unnta opplysninger i dokumentet og i journalen fra offentlighet, dersom det er hjemmel for det. Vi kan også bruke ekstra streng tilgangsstyring på enkelte dokumenter i systemet, dersom det er behov for å skjerme opplysninger ekstra. Men vi kan ikke unnta dokumentene fra journalføring, det mener jeg er brudd på lov, skriver Smeland.

Stort fokus
-Kjenner du til andre dokumenter som har vært «holdt» tilbake fra journalføring de siste fem årene av ordfører? I så fall, hva/og når?
-Nei, jeg kjenner ikke til konkrete saker der dette har skjedd tidligere.
Hva mener du er forsvarlig mht til tidsaspekt som arkivansvarlig? (Kan du si noe om hvilke frister du opererer med i forhold til arkivering av møter/referater osv)
-I dokumentsenteret (altså der det meste av inngående post til kommunen journalføres/arkiveres) tilstreber vi å være ajour til enhver tid når det gjelder journalføring/arkivering. Selvsagt forekommer det etterslep, men det er aldri snakk om mer enn et par uker. I tillegg til den posten som blir journalført/arkivert i dokumentsenteret er alle saksbehandlere/ledere ansvarlige for journalføring/arkivering av epost de mottar, og dokumentasjon de selv produserer. Her har jeg naturlig nok ikke fullstendig oversikt over eventuelle etterslep. Men ved opplæring/veiledning er dette et tema vi har stort fokus på, og våre rutiner (se vår arkivplan) tilsier at det skal journalføres/arkiveres fortløpende, og at det ikke er tillatt å starte saksbehandling av et inngående dokument før dette er arkivert.
Jeg mener vi er gode på dette i Åmli kommune, svarer Smeland.

Vil ha kontroll på datavold

KrF interpellerte og ville grove voldsskildringer under spillmessa som arrangeres denne helga, til livs. Tobias Tangen (H) mener det er en grov krenkelse og urimelig inngripen å overvåke ungdommen.

Denne helgen er det duket for begivenheten OFFroadLAN i Åmlihallen. Arrangementet begynte i kveld. Under kommunestyret ble interpellasjonen fra KrF om dataspill og aldersgrenser tatt opp til debatt.

-Grove voldsskildringer
OFFroadLAN har vært arrangert i Åmlihallen i høstferien i mange år, og Åmli kommune har sponsa dette arrangementet både økonomisk og ved praktisk tilrettelegging. KrF er positive til å kunne tilby aktiviteter for ungdommen, men de ser en problematisk side ved arrangementet, som de ønsket debatt om.
For det partiet bemerker er at dataspill til vanlig er merka med anbefalt aldersgrense. 3, 7, 12, 16 eller 18. Dette er anbefalinger utarbeidet av Medietilsynet, men altså styrt av bransjen selv. Aldersgrensene for sosiale medier er ikke regulert av norsk lov.
-Det er ei kjensgjerning at mange av deltagarane på OFFroadLAN i Åmlihallen spelar spel som dei ut frå tilrådingane ikkje burde hatt lov til. For spel med 18-årsgrense heiter det for eksempel: Spillet kan vise grove voldsskildringer og vold mot forsvarsløse mennesker og dyr» står det i interpellasjonen som ble utdelt til kommunestyret.

-Kommunen legitimerer
KrF mener at foruten det nedbrytende innholdet disse spillene presenterer, så er kommunen på en måte med og legitimerer denne grenseoverskridende bruken så lenge det ikke er kontroll av, eller reaksjonsformer mot dette. Og partiet stilte også spørsmål til ordfører Reidar Saga (Ap). Er det aktuelt å gjennomføre kontroller av dataspillbruken i forhold til anbefalt aldersgrense opp mot legitimert alder til brukeren, og kan aktuell reaksjonsform være advarsel, og ved nytt regelbrudd bortvising av den enkelte fra hallen? Og hvis nei, er det da aktuelt at kommunen trekker seg fra samarbeidet om dette arrangementet?

Meldt til politiet
Men Saga var ikke lett å bøye. Han svarte at det er opp til foresatte om ungdommene får lov eller ei til å delta på arrangementet. At arrangøren anbefaler fra 8 klasse og oppover og at det i alle konkurranser blir ført i tråd med anbefalt aldersgrense. Det han også svarer, etter samtaler med ungdomsarbeider som har ansvaret for gjennomføringen av LAN – er at arrangøren ikke har muligheter til å kontrollere all bruk utenom konkurransene. Men at dataansvarlig på LAN kan se alt deltagerne søker og bruker, ikke minst at alle nettsider som blir åpnet blir registrert med IP-adresser, og at uønsket bruk som blir oppdaget blir rapportert og at foresatte blir varslet. Grove brudd blir sågar meldt til politiet og deltagerne det måtte gjelde blir vist bort, det legges også til at dette ikke har skjedd på 17 år.

Det er som å se ekte mennesker gjøre ting og tang

-Vi lar de ikke se på porno
Men det var utsagnene om «kontroll på kidsa” som fikk Tobias Tangen (H) til å rekke en rak hånd i været.
-Hvis det blir gjort tiltak slik ordføreren nå skriver i sitt svar er det snakk om utstrakt brudd på personvernet, ja tilnærmet overvåking, hevdet han og ba om lovlighetssvar fra ordføreren, men fikk ikke respons. Debatten fortsatte i de politiske rekkene.
-Jeg har sett hva de spiller i hallen, og har vært klar på hva jeg mener om det, sa Viggo Hansen (KrF) og fortsatte; Jeg synes det er betenkelig at vi skal være med å støtte den type valg. Jeg synes foreldrene skal være klar over hva det er de spiller, for mange spiller spill som er langt over den anbefalte aldersgrensen, hevdet han.
-Kan ikke vi som medarrangører legge premisser og føre en viss kontroll, spurte Sveinung Seljås.
Kari-Anne Håland Moe (Ap) mente at det var ungene som måtte bestemme, men da reagerte Bjørn Gunnar Baas (Sp).
– Det er ikke ungene som bestemmer. Vi lar de jo ikke se på porno. Og jeg skal bare si dere at noen av de spillene som florerer der ute, ja det er som å se ekte mennesker gjøre ting og tang, vi kan ikke regulere alt de kan spille. Men det greiene der er ikke bra, sa han.

-Foreldre har ansvaret
John Lien (Ap) la an en litt annen tone.
-Arrangementet er positivt, og ikke tro at ungene ikke spiller sånne spill hjemme og alle andre steder. Foreldrene har ansvaret, jeg synes ikke vi som politikerne skal blande oss opp i dette, sa han.
– Det er vel bedre at de samles og spiller sammen under et slikt arrangement, enn at de sitter alene, spurte Dag Halvorsen (Ap).
Ordføreren minnet om at det nå er kommet et toppidrettsgymnas med e-sport på timeplanen. Der altså dataspill blir en del av den generelle studiekompetansen.
-Jeg synes dette er et arrangement det er naturlig å støtte opp om, det samler 4-500 ungdommer og det er positivt for bygda, sa han. Det han også lovet, var at han skulle ta seg en tur på arrangementet i år. Det var også noe arrangøren var positiv til, og alle politikere var ifølge svaret velkomne for å få et innblikk.

Grov krenkelse
På slutten av debatten sa Tobias Tangen.
-Jeg tror at ungdommen vet at et spill er et spill og at virkelighet er noe annet, men er det ryddig å overvåke. Det er strenge personhensyn her spurte han, og fortsatte; slik jeg forstår svaret til ordføreren griper vi her dypt inn i personvernet og taushetsplikten. Det er en grov krenkelse og urimelig inngripen for ungdommen å overvåke alt de gjør på den måten. Han søkte igjen svar fra ordføreren, et svar som aldri kom. Enden på visa var at OFFroadLAN arrangeres som tidligere og at interpellasjonen ble tatt til etterretning. Ordføreren skal komme tilbake med svar til Tangen i neste kommunestyre.

Ingen barnevakt
OFFroadLAN er et dataparty som startet opp i 1999 som ÅmliLAN på initiativ av Oasen og Åmli ungdomsklubb. Etter noen år slo de seg sammen med ATM-Link og byttet navn til OFFroadLAN som er et non-profit arrangement. I reglene til arrangementet på nettsidene står det; « Vi har ingen aldersgrense, men du må kunne ta vare på deg selv. Vi er ikke barnevakter.» Det står ingenting under «reglement og sikkerhet» på stedets nettside om registrering av IP-adresser, eller at dataansvarlig kan se alt deltagerne søker og bruker, eller at uønsket oppførsel kan meldes til politiet, men det står at crew har mulighet til å endre eller tilføye reglene.