Saken ingen vil snakke om

Etter det avisen kjenner til skal det foreligge et forslag om sluttpakke for rådmannen, men ingen vil uttale seg om saken. Rådmannen har nå søkt jobb i Froland. I ett år er dokumenter omhandlende arbeidsmiljøet i kommunen holdt unna arkivering og journalføring. 

Sent i kveld, etter at avisen hadde kommet ut – fikk Åmliavisa etterspurt innsyn i søkerlisten på rådmannsjobben i Froland kommune. Christina Ødegård som er rådmann i Åmli, er en av søkerne.

KOMMENTAR: Oktober 2016 publiserer Åmliavisa saken; Brygger opp til trøbbel i kommunens arbeidsmiljø”. Hovedvernombud har meldt inn sak om problemer med det psykososiale arbeidsmiljøet på rådhuset. Det er så ille at det er satt ned ei gruppe som skal ta tak i problematikken. I november går et enstemmig AMU inn for å bruke 100 000 kroner for å få hjelp av en ekstern psykolog som skal snakke med ansatte på rådhuset for å få greie på hva som «lugger» i arbeidsmiljøet.
Rapporten som kartla arbeidsmiljøet kommer i januar 2017 og det skal jobbes med problemene internt, tas tak. Men så blir det taust. Nesten halvannet år etter, mars 2018. «Floken» internt er etter det avisen kjenner til, overhode ikke løst.

Les tidligere sak; Ordfører holder tilbake dokumenter

Skjermet innhold
Fortsatt er ingen møter i saken om det psykososiale arbeidsmiljøet i Åmli kommune arkivert eller journalført.
Det eneste som er levert, er en liste med 48 punkter omhandlende eposter, telefoner og møter gjort i forbindelse med saken. En slags logg på hva som har skjedd i saken. Denne ble levert inn til journalføring i januar i år og er datert tilbake i tid med første møte mars 2017. Resterende dokumentasjon tilhørende de 48 punktene på listen, forteller ordføreren selv at han oppbevarer på kontoret sitt, slik at ikke parter i saken på huset skal få innblikk i innholdet.
Tidligere har ordfører Reidar Saga uttalt til Åmliavisa at han tok kontakt med advokat for å forhøre seg om det var greit å vente med arkiv-og journalføring av disse dokumentene. Både ordfører og advokat Frode Lauareid i KS uttalte seg i saken i januar i Åmliavisa.
Formålet for møtet med advokat Lauareid i Oslo i september i fjor, skal i følge ordfører ha vært å snakke om det juridiske i forbindelse med å holde tilbake disse dokumentene fra arkiv-og journalføring.

Sluttpakker
I fjor publiserte Kommunal rapport en artikkel; ”Rådmennene som gikk med sluttpakke i 2016 fikk i snitt etterlønn i 18 måneder og advokatutgifter dekket.” En rekke rådmenn signerte på forbud mot å omtale kommunen negativt.
Avtalene er i følge Kommunal Rapport vidt forskjellige, men har noen fellestrekk: Relativt lang periode med etterlønn. Krav om taushet. Frihet til å ta ny jobb uten å miste fallskjermen. Til sammen fant Kommunal Rapport frem til 15 sluttavtaler som ble inngått og som hadde et eller annet økonomisk element. I praksis er standarden nå at en kastet rådmann kan ta ny jobb, uten at etterlønnen blir påvirket av det. Seks avgåtte rådmenn skal ifølge Kommunal Rapport ha signert på at både de selv og kommunen har forbud mot å omtale den andre parten negativt. Slik dette er formulert i sluttavtalene, kan det leses som om det gjelder for alle typer forhold, skriver de på nett.
Hva var egentlig temaet for møtet i Oslo, var det slik som ordfører Reidar Saga hevdet til avisen, at de søkte råd i forhold til lovligheten ved å avvente arkiv -og journalføring, eller var det for å diskutere en hemmelig sluttpakke for rådmannen?
8.februar spør vi ordfører Reidar Saga følgende spørsmål; Ble sluttpakke for rådmannen snakket om i møtet med advokat Frode Lauareid ved KS Advokatene?
-Jeg har ingen kommentarer til pressen angående innhold i våre møter i en personalsak, svarer Saga.
-Du har i tidligere intervju forklart at formålet med dette møtet var å rådføre deg med advokat i KS om det var «greit» å holde tilbake dokumenter fra arkivering og journalføring i forbindelse med arbeidsmiljøet fordi du var bekymret for at de andre i kommunen involvert i saken, skulle få kjennskap til dette i en pågående prosess. Hvis det nå kommer frem at formålet egentlig var å utarbeide eller snakke om en sluttpakke for rådmannen, så vil dette bli kjent etter hvert. Siden du tidligere har uttalt deg om dette spesifikke møtet, vil jeg spørre deg: holder du fortsatt fast på den opprinnelige årsaken?
Ordfører har fortsatt ingen kommentar til avisens spørsmål.

Faktura
12.februar sender vi en forespørsel til rådmann Christina Ødegård, er hun er blitt tilbudt en sluttpakke i Åmli? E-posten er ennå ikke besvart.
12. februar spør vi også advokat Frode Lauareid om sluttpakke for rådmannen ble omtalt i møtet mellom han og forhandlingsutvalget i Åmli under møtet i Oslo, og om dette også har vært tema før eller senere.
-Hva som blir snakket om eller ikke i slike møter, vil det av omsyn til forsvarlig personalforvaltning være helt feil å gå ut i pressa med, jeg har derfor ingen kommentar til deg, svarer advokaten.
Vi spør om det er, eller blir sendt faktura til Åmli kommune for Lauareid sine tjenester knyttet til dette møtet og gjør oppmerksom på at økonomiavdelingen i Åmli opplyser oss om at de ikke har mottatt noen fakturaer fra han eller KS knyttet til saken, eller til datoen, altså september i fjor.
En purring og 8 dager etter vi stilte spørsmålet, får vi svar fra Lauareid.
-Kommunen er fakturert med 3000 kroner, skriver advokaten.
Vi tar kontakt med økonomisjef Vidar Kyrdalen i Åmli og ber om innsyn i faktura, han sender omgående dokumentet.
«Faktura for arbeid utført av advokat Frode Lauareid gjeldende situasjonen med langtidsfraværet fra rådmannen» er spesifikasjonen, den er datert 13.12.2017 for et møte som fant sted i september samme år. Men økonomiavdelingen forteller at faktura ble levert samme dag 20. februar 2018, fra ordføreren personlig.
Er det vanlig at økonomiavdelingen får fakturaer direkte av ordfører?
-Fakturaer sendes normalt vår faktura adresse, svarer Kyrdalen. Vi spør advokaten hvorfor han sendte faktura direkte til ordfører og når. Men denne eposten har avisen ennå ikke fått svar på.

– Bryter lov
Men hva skjer med alle dokumentene inne på kontoret til ordføreren?
Vi tar kontakt med arkiv og systemansvarlig i Åmli kommune, Arhild Smeland. Hun har tidligere uttalt at hun mener Åmli kommune bryter loven, fordi kommunen er underlagt journalføringsplikt og arkivplikt og at journalføring skal skje fortløpende. Det utsagnet holder hun fast ved.
Er noen av dokumentene tilhørende punktene på listen nå levert til arkiv-eller journalføring?
-Nei, ingenting er levert inn ennå, svarer Smeland.
Vi spør ordføreren hvorfor ingen av dokumentene er levert. Vi spør også om det er avholdt møter etter 04.10.2017 som er siste punk på listen. Arkiv- og systemansvarlig i Åmli presiserer også at Åmli kommune har et saks og arkivsystem som sikrer at kun de med tjenestlig behov hadde fått lese dokumentene. I dette tilfellet ville det vært ytterst få. Hvorfor har ordfører da valgt å unndra dokumentene over så lang tid?
– Dette er en intern sak i Åmli kommune som vi håndterer internt, svarer ordføreren som henviser videre til tidligere svar fra advokat Lauareid.
«Når det gjeld organinterne dokument, skal disse journalføres så langt organet finner det formålstjenlig. Referat gjeldende arbeidsmiljø vil i de fleste tilfeller være organinterne. Det kan også være saker der man av omsyn til andre tungtveiende interesser må utsette journalføringa. Det kan være aktuelt for å ivareta taushetsplikten.»

Sterk kritikk
Til tross for at arkiv og systemansvarlig i Åmli kommune mener dette er brudd på lov – skjer det ingenting. Åmli kommune fikk nylig sterk kritikk i ansettelsessaken fra Sivilombudsmannen der mangel på skriftlig dokumentasjon var ett av punktene.  I denne saken blir det full politisk oppvask i kommunen. Men i denne saken der dokumenter bevisst er unnlatt arkivert og journalført, og etter opplysningene oppbevares på ordførers kontor – skjer det tilsynelatende ingenting.

Må sikre oppbevaring
Vi tar derfor kontakt med fagdirektør Kjetil Reithaug i seksjon Dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket, som blant annet er tilsynsmyndigheten til alle offentlige etater.
Kan man i saker omhandlende arbeidsmiljø hevde det er formålstjenlig og tungtveiende interesser, og dermed unnlate å arkivere og journalføre alle dokumenter i saken gjennom 1 år?
– Jeg kan ikke på det grunnlaget du gir meg vurdere om enkeltdokumenter skulle ha vært journalført eller ikke. Jeg kan likevel si følgende. Det er riktig at det finnes dokumenttyper som offentlig forvaltning kan være pålagt å arkivere, men som ikke alltid trenger å journalføres. Organ-interne dokumenter er et eksempel på dette. Disse skal journalføres ”så langt organet finn det tenleg,” som det heter i Arkivforskriften. Dersom man ikke ønsker å journalføre interne, arkivverdige dokumenter, må det dokumenteres i kommunens arkivplan hva slags dokumenter dette dreier seg om. Det må også da anføres hvordan dokumentene arkiveres, altså sikres som kilder for samtid og ettertid. Dette innebærer å beskrive løsninger som blant annet gir sikker oppbevaring i forhold til brann etc, men som sikrer materialet mot ulovlig tilgang slik at det ikke blir kompromittert – altså endret eller skadet, spredd og så videre. En slik løsning vil da innebære at dokumentene arkiveres på en bestemt måte og at dette dokumenteres i arkivplanen. Det er ikke tilstrekkelig å for eksempel lagre interne dokumenter i en sak slik at noen ligger i e-postsystemet, noen på saksbehandlers private område på datamaskinen og noen på papir, eller nedlåst i en skuff, sier Reithaug.

Ordførers kontor
Vi spør Arnhild Smeland om det er laget spesielle ordninger for ivaretagelsen av dokumenter i denne sakens tilfelle?
-Nei, det er ikke laget spesielle ordninger for ivaretakelsen av dokumentene på ordførers kontor. Ordfører skal følge arkivplanen som alle andre ansatte i kommunen, og er ansvarlig for å vurdere om det han selv arbeider med er arkivverdig eller ikke. Alt som er arkivverdig skal arkiveres fortløpende i sak-/arkivsystemet. Han får selvsagt hjelp til slik vurdering dersom han ber om det, svarer Smeland som tidligere har tatt problematikken om magel på arkivering og journalføring opp med ordfører.
Så hvordan best sikre at dokumenter ikke kan endres?

Ikke lov å utsette
– Dersom en kommune har et elektronisk arkiv og man ønsker å gjøre dette praktisk, effektivt, trygt og samtidig gjøre det enkelt å holde seg innenfor loven, ville det enkleste og mest naturlige være å arkivere interne dokumenter i sak/arkivsystemet. For at dokumenter skal bli arkivert i arkivsystemet, må dokumentet registreres i systemet. Det er fullt mulig å registrere interne dokumenter i arkivsystemet og påføre strenge begrensninger på tilgang – helt til i detalj å gi tilgang kun til spesielt angitte enkeltpersoner. Dersom man har til hensikt å bruke sak/arkivsystemet til arkivering og journalføring av disse interne dokumentene, er det ikke lov å praktisere «utsatt journalføring» for å på den måten forsøke å ivareta taushetsplikt, uttaler fagdirektør i Arkivverket.
-Eventuell journalføring skal skje fortløpende. Det skal heller ikke være nødvendig å utsette journalføringen av den grunn, all den tid systemet altså skal være satt opp slik at det skal kunne ivareta hensynet til taushetsplikt. Dersom kommunen følger kravene til anskaffelse, oppsett og drift av arkivsystem, er det faktisk mye sikrere å arkivere og registrere dokumenter i arkivsystemet enn å oppbevare dem på saksbehandlers kontor. Dette vil sikre begrenset tilgang, det vil sikre autentisiteten, bevisverdien og den generelle tilliten til at dokumentasjonen er korrekt og etterrettelig, avslutter fagdirektør Reithaug.
Et betimelig spørsmål er om man sikrer dokumentenes autensitet på ordførers kontor?
12.mars er det duket for formannskap, på innkallingen står det under orienteringer; «Psykososialt arbeidsmiljø ved ordfører. Noe av møtet vil bli unntatt offentlighet.»

Vi følger saken.

 

ARKIVVERKET: Arkivverket skal gjennom tilsyn sørge for forsvarlig arkivhold og dokumentasjons-forvaltning i offentlig sektor. Arkivverket fører tilsyn for å øke offentlig sektors arkivbevissthet og kompetanse, og for å kartlegge arkivtilstanden med sikte på å iverksette tiltak for forbedret dokumentasjonsforvaltning.