Ordfører holder tilbake dokumenter

ARKIVERING: Ordføreren i Åmli, Reidar Saga forteller at han har holdt tilbake referater fra journalføring fordi han anså det som svært uheldig at partene i saken kunne lese referatene under en pågående sak om det psykososiale arbeidsmiljøet i kommunen. På direkte spørsmål forteller arkiv og systemansvarlig i kommunen, Arnhild Smeland at hun har forståelse for ordførerens vurdering. Men når vi spør om hun mener det rent faglig er brudd på offentlighetsloven, svarer hun ja. Forhandlingsutvalget selv mener ikke de har brutt loven.

 

Forhandlingsutvalget med ordfører Reidar Saga i spissen, unnlot å journalføre alle møter i saken om det psykososiale arbeidsmiljøet i Åmli kommune. Det skulle gå nesten 11 måneder før et eneste dokument ble levert inn.

Fra mars 2017 til januar 2018 ble ikke et eneste dokument i saken levert til arkivering. Fortsatt er ingen referater innlevert ifølge arkiv og systemansvarlig i kommunen. Hun mener det er brudd på offentlighetsloven. Men har forståelse for at det er en kinkig sak.

Uheldig
Gjennom lang tid har vi fulgt med på postlistene, for hvorfor kommer det aldri noen anføringer på møter som er holdt for å sikre arbeidsmiljøet på rådhuset? Vi får audiens på ordførerens kontor og spør.
Hvorfor spør du om dette nå?
Fordi jeg lurer på hva som er gjort i saken, og hvorfor det ikke er noe som indikerer møter i postlistene.
-Vi avgjorde å holde dokumentene unna journalføring fordi impliserte i saken og alle på rådhuset dermed kunne lese referatene. Det mente jeg var uheldig, og jeg beholdt derfor referatene her inne hos meg, sier ordføreren.
Så du har unnlatt å journalføre alt?
Vi var i kontakt med KS sin advokat der vi spurte ham til råds, vi fikk beskjed om at vi måtte journalføre, men at det ikke trengte å skje nå, sier ordføreren.
Har du på noen måte skjult andre dokumenter, eller bevisst ventet med å arkivere fordi du ikke vil at folk skal ha innsyn?
Nei, overhodet ikke. Du må forstå at dette var en veldig uheldig situasjon, her kunne altså involverte i saken lese referatene mens saken pågikk. Jeg kunne ikke la det skje. Jeg har nå levert en liste til journalføring.
-Når gjorde du dette?
-I går, sier han.
Vi skriver januar 2018.

-Jeg får utlevert et dokument som henviser til 48 ulike datoer. Et av punktene er sladdet. Resten er oppgitt med hva slags møte det er tale om, og med hvem. Ifølge ordføreren er samtlige referater fortsatt holdt tilbake.
Men tror du det blir mer behagelig å arkivere dem for partene når saken er avsluttet?
Ja, det tror jeg faktisk.
Jeg vil også si at arkiv og systemansvarlig har mast veldig på meg for å få dokumentene arkivert, legger ordføreren til.
Føler du at du har fulgt opp prosessen med arbeidsmiljøet i kommunen på en god måte?
-Ja, jeg føler jeg har gjort det jeg skal gjøre, sier ordføreren.
Vi ringer til Hans Fredrik Tangen og spør om det medfører riktighet at de tre har bestemt å unndra dokumenter fra journalføring inntil videre.
-Vi har ikke aktivt tatt stilling til det, men jeg har kjent til at journalføring har vært et spørsmål. Jeg forutsetter at kommunen følger både lover og regler, både angående journalføring og alt annet kommunen driver med. Jeg er ikke kjent med at forhandlingsutvalget eller ordfører egenhendig har brutt regler om journalføring i denne saken, sier Tangen.
Vi ringer også Margit Smeland som er en del av utvalget for å få en kommentar, men vi får ikke tak i henne når vi ringer.

Vi spør advokaten
Vi tar kontakt med advokaten det refereres til på listen og skriver; Jeg har vært i kontakt med ordfører Reidar Saga, fordi jeg har etterlyst dokumenter som skulle vært journalført, men som aldri har dukket opp i postlistene. Listen, som ordføreren selv ga meg i går, og som han la til arkivering onsdag, refererer til ditt navn på posten 30.08.17 ”sender epost til advokat Frode Lauareid, og avtaler møte i Oslo 15.09.17 og; 15.09.17 Møte med KS advokatene i Oslo. Forhandlingsutvalget og advokat Frode Lauareid.
I mitt intervju med ordfører i går, sier han; – Vi hadde en samtale med advokaten i KS, der vi forklarte problemet med journalføring. ( han forklarer selv i intervjuet at forhandlingsutvalget Reidar selv, Margit Smeland og Hans Fredrik Tangen var enige om å ikke levere inn referater angående det psykososialt arbeidsmiljø i Åmli kommune til arkivering fordi impliserte i saken kunne lese referatene. Reidar Saga sier at han spurte advokat i KS (deg) og at du hadde svart ; «det må journalføres, men det må ikke gjøres med en gang» Første post på listen er datert 1.mars i fjor, Saga tok ikke kontakt med deg før 25.august, og det skulle ennå ta ytterligere 5 måneder før han for to dager siden leverte omtalte liste til arkivering. Han forteller også at referater fortsatt er holdt tilbake, av samme grunn som tidligere. På listen er det 48 poster. Først av alt; bekrefter du å ha sagt dette til ordføreren i gjeldende sak?
Hvis nei, fortell meg hva du rådet ham til i denne saken.
-Utgangspunktet for journalføring i kommunal sektor følgjer av arkivforskrifta. Kort sagt er det slik at kommunen skal jounalføra inngåande og utgåande dokument dersom dokumenta er gjenstand for sakshandsaming og dokumentet har arkivverdi. Når det gjeld organinterne dokument, skal desse journalførast så langt organet finn det tenleg. Referat gjeldande arbeidsmiljø vil i dei fleste tilfella vera organinterne.
Dokument som kommunen ikkje har fått inn kan av opplagde grunnar ikkje journalførast. På det tidspunkt eg hadde møte med ordførar var det ikkje avklart om det skulle bli noko sakshandsaming. Tema for møtet var å drøfta nettopp det, om det var hensiktsmessig eller ikkje å iverksetja sakshandsaming. Så kan det også vera saker der ein av omsyn til andre tungtvegande interesser må utsetja journalføringa. Det kan vera særleg aktuelt for å ivareta teieplikta, skriver advokaten i sitt svar.

”- Ja, jeg mener dette er et brudd på offentlighetsloven”

– Svarer ikke for KS
Jeg vil gjerne ha en uttalelse fra KS på deres mening om når kommuner bør journalføre sine dokumenter generelt?
– Eg kan ikkje svara på vegner av KS. Eg er tilsett i advokatavdelinga i KS. Advokatane i KS svarer ikkje for KS, men svarar overfor dei einskilde medlemmene som tar kontakt for å få bistand frå advokat. Dei synspunkta eg i slik samanheng gjev uttrykk for, hefter ikkje KS for. For mitt arbeid gjeld advokatforskrifta.
-Mener du det er lov å bevisst unndra dokumenter fra journalføring i nesten 11 måneder, på bakgrunn av at impliserte i saken har tilgang til å lese dokumentene «på» huset?
-Det kjem an på korleis desse dokumenta står seg i høve reglane om journalføring. Eg kjenner ikkje innhaldet i dokumenta og kan difor ikkje svara konkret på det. Dersom dette var organinterne dokument, så vil det vera greitt. Sivilombodsmannen har sagt at det er opp til forvaltningsorganet sjølv å avgjera om slike dokument skal journalførast. Om det er dokument som har komme inn til organet, så er det spørsmål om dokumentet inngår i ei sakshandsaming eller ikkje.
Har dere hatt andre henvendelser fra kommuner med samme problemstilling?
-Det har eg ikkje oversikt over.
For ordens skyld, stiller jeg ikke spørsmål om innsyn i dokumenter, det jeg stiller spørsmål om er hvordan KS stiller seg til at kommuner ikke journalfører på nesten 1 år, og om dere mener dette som oppgis gir legitim grunn?
-Som tidlegare sagt, så ligg det ikkje til meg å svara på vegne av KS, svarer advokaten.

Forstår ordfører
Samtidig som vi stiller spørsmål skriftelig til advokaten, sender vi også en epost med spørsmål til arkiv og systemansvarlig i Åmli kommune, Arnhild Smeland.
-”Jeg har hatt et intervju med ordfører i går, med formål å finne ut av hva som er gjort i saken med arbeidsmiljøet på rådhuset som skulle følges opp. Jeg har ikke kunnet finne noe i postlistene som indikerer at møter er journalført over en lengre periode nå. I går fikk jeg også en liste med møter som ordføreren forteller er journalført. Denne listen strekker seg tilbake til 01.03.17, og frem i tid – 15.01.2018. Ordfører forteller at dette først ble journalført i går, (bekreftet i resepsjonen) men at han fremdeles har unnlatt å levere inn referater til journalføring.
Før Smeland tar stilling til spørsmålene listet opp videre i eposten vi ber henne besvare, skriver hun dette;
– Jeg vil gjerne nevne at jeg, som ansatt i rådmannens stab, er ”innblandet” i arbeidsmiljøsaken, og derfor er dette litt vanskelig. Jeg kan også forstå ordførerens motiv for å ikke journalføre/arkivere disse dokumentene.”

Krav i lov
Rent faglig vil jeg gi følgende svar på spørsmålene du stiller:
-Du er arkivansvarlig i Åmli. Har du hatt kjennskap til dette? ( ordfører sier her at du har mast på dokumenter, stemmer dette? ) Jeg vil gjerne ha svar på hva du mener om at dokumenter er holdt tilbake over så lang tid.
– Ja, jeg har kjennskap til dette. Jeg sendte 02.10.2017 en epost til ordfører, varaordfører og Hans Fredrik Tangen (som utgjør forhandlingsutvalget som formannskapet har utpekt til å følge opp denne saken), der jeg påpekte at jeg er kjent med at det har vært møter om denne saken helt siden april 2017, uten at jeg kan finne dokumentasjon på dette i arkivet. Jeg understreket kravene i offentleglov og arkivlov, og ba han om å sørge for at dokumentasjonen ble journalført/arkivert.
Han svarte meg da (muntlig) at dette bevisst ikke er blitt journalført/arkivert. Jeg gjentok da at jeg ser på det som brudd på offentleglova å ikke journalføre disse dokumentene fortløpende, og ba han om å vurdere dette på nytt. I skrivende stund er ingenting journalført, bortsett fra den listen du nevner som kom inn i arkivet forrige uke, svarer Smeland.

-Brudd på loven
Mener du, på bakgrunn av din stilling at offentlighetsloven er brutt, forklar hvorfor/hvorfor ikke du mener det du svarer.
-Ja, jeg mener dette er brudd på offentleglova. En kommune er underlagt journalføringsplikt og arkivplikt (offentleglova § 10). Journalføring skal skje fortløpende. Det skal fremgå hva dokumentet handler om og hvem det er sendt til/mottatt fra m.m. Så kan vi selvsagt unnta opplysninger i dokumentet og i journalen fra offentlighet, dersom det er hjemmel for det. Vi kan også bruke ekstra streng tilgangsstyring på enkelte dokumenter i systemet, dersom det er behov for å skjerme opplysninger ekstra. Men vi kan ikke unnta dokumentene fra journalføring, det mener jeg er brudd på lov, skriver Smeland.

Stort fokus
-Kjenner du til andre dokumenter som har vært «holdt» tilbake fra journalføring de siste fem årene av ordfører? I så fall, hva/og når?
-Nei, jeg kjenner ikke til konkrete saker der dette har skjedd tidligere.
Hva mener du er forsvarlig mht til tidsaspekt som arkivansvarlig? (Kan du si noe om hvilke frister du opererer med i forhold til arkivering av møter/referater osv)
-I dokumentsenteret (altså der det meste av inngående post til kommunen journalføres/arkiveres) tilstreber vi å være ajour til enhver tid når det gjelder journalføring/arkivering. Selvsagt forekommer det etterslep, men det er aldri snakk om mer enn et par uker. I tillegg til den posten som blir journalført/arkivert i dokumentsenteret er alle saksbehandlere/ledere ansvarlige for journalføring/arkivering av epost de mottar, og dokumentasjon de selv produserer. Her har jeg naturlig nok ikke fullstendig oversikt over eventuelle etterslep. Men ved opplæring/veiledning er dette et tema vi har stort fokus på, og våre rutiner (se vår arkivplan) tilsier at det skal journalføres/arkiveres fortløpende, og at det ikke er tillatt å starte saksbehandling av et inngående dokument før dette er arkivert.
Jeg mener vi er gode på dette i Åmli kommune, svarer Smeland.